Tym razem dzielę się refleksją związaną po części z Qlikiem ale również szerzej ze światem BI.
Piszę z perspektywy osoby, która spędziła ponad 10 lat we wdrożeniach i rozwoju systemów Business Intelligence (dalej BI) dla kilkudziesięciu firm. Specyfika tych rozwiązań wymusza niejako na nas, developerach, nie tylko posiadania umiejętności programowania przepływu danych, rozumienia ich, układania w model połączeń, przygotowywania właściwych analiz, ale przede wszystkim ścisłej współpracy ze stroną odbiorcy, czyli z biznesem. Świat BI jest na tyle fajny (słowo użyte świadomie), że nie możemy ograniczyć naszej pracy tylko do jednego obszaru. Zazwyczaj taki “BI developer” to wdrożeniowy lub firmowy “magik”. Jego praca powinna przynosić pozytywny feedback. To daje nam poczucie, że tworzymy wartość. Fantastyczna sprawa, kiedy poniedziałkowy poranek nie dołuje, ale motywuje. Tyle słowem wstępu do podzielenia się pewną obserwacją, właśnie z poziomu mojej/naszej pracy BI-owej. W poniższej refleksji używam słowa RAPORT w odniesieniu do Excela, Power Pointa czy Worda a słowo ANALIZY do interaktywnych dashboardów w systemie Power BI, Qlik, Tableau itp.
BI DZIAŁA ?
Pierwszym odczuwalnym zwrotem z inwestycji w system BI powinna być redukcja czasu przygotowania raportów i analiz przez pracowników firmy. A czas to pieniądz.
Praktyka pokazuje jednak, że nie zawsze firmy skutecznie automatyzują proces pracy swoich pracowników, mimo wdrożonego systemu klasy BI.
Możliwe przyczyny:
PRACOWNICY NIE CHCĄ
Strach przed przeniesieniem swojego zakresu obowiązków, mniejsze poczucie stabilności zatrudnienia czy też utrzymanie statusu quo (tylko ona/on wie jak to przygotować = wąskie gardło, wspominał o tym ostatnio Przemek Blicharski na swoim profilu). Sytuacja zdarza się szczególnie w większych firmach. Pracownicy często przygotowują swoje raporty na podstawie istniejących już w systemie BI analiz. Wiedzą, że można to zautomatyzować by system wygenerował złożone z kilku innych zestawienie. Nie informują o tym swoich przełożonych bądź osoby odpowiedzialne za zarządzanie platformą BI. Od czasu do czasu spotykam się z sytuacją, gdy ktoś na “callu” prezentuje takie zestawienie przygotowywane ręcznie (w Excelu lub Power Poincie). Przyjmijmy czas przygotowania takiego raportu: 1 h / tydzień. W roku dla np. 40 aktywnych tygodni pracy (bez urlopu, świąt), będzie to 40 h. Dla pracodawcy jest to tydzień w roku do zastąpienie przez często minutowe przeładowanie danych. Tydzień pracownika na inne zadanie. Przy działach typu Controlling, Sprzedaż, Finanse – takie szacunki należałoby pomnożyć o wiele raportów.
Rola dobrego managera – niwelować wąskie gardła dostępu do danych zlecając automatyzację. Praktyczna wskazówka: prawie każde tworzenie Excela może być zautomatyzowane ! 🙂
PRACOWNICY NIE WIEDZĄ
Nieświadomość możliwości automatyzacji. Przykład z życia: pracownicy firmy produkcyjnej w każdym tygodniu informują mailowo inną grupę kilkudziesięciu dostawców o zmianach w systemie wraz z wygenerowaniem listy części, których ta zmiana dotyczy. Poświęcają wiele czasu by z systemów wyeksportować do Exceli zestawienia części. Muszą również znaleźć adresy mailowe do dostawców i ręcznie do każdego z osobna wysłać maila. Proces planowany jest na rok. Firma ma wdrożony system Qlik NPrinting do automatycznej wysyłki maili wraz z personalizacją załączników. Jednak pracownicy tego nie wiedzą. Developer BI przypadkiem (!) zauważa, że taka sytuacja ma miejsce. Widzi, że mamy tutaj obszar powtarzalności, są dane, potrafimy przygotować szablon Excelowy – czyli jest realna szansa automatyzacji. Czas przygotowania procesu od strony systemu BI to ok. 4 h. Efekt? Wiele wdzięczności i zaoszczędzonego czasu.
Rola dobrego managera – zdobywać informacje o istniejących możliwościach budowania procesu automatyzacji, rozpoznawać obszary ich użycia w swoim zespole.
DŁUGI PROCES
Walczymy o redukcję czasu pracownika, a drugiej strony samo wdrożenie nowej analizy może być czasochłonne z perspektywy pracy specjalisty BI. Da się to “odczuć” przy dużych wdrożeniach, przy skomplikowanej analizie wymagań, bądź przy braku wszystkich potrzebnych źródeł danych. Czas wdrożenia automatyzacji się wydłuża. Szczególnie kiedy w firmie brakuje ludzi do takiej pracy. Polski rynek BI również jest dość skromny w zasoby specjalistów (Power BI – troszkę więcej niż skromnie, Qlik – skromnie, Tableau – bardzo skromnie). Warto się szkolić, a kiedy trzeba skorzystać z usług firm posiadających takich konsultantów.
Rola dobrego managera – wyszukiwać w swoich zespołach “key userów”, którzy technicznie mogliby wspierać proces tworzenia nowych analiz. Języki skryptowe używane przez BI to nie języki skomplikowanego programowania. Tego da się nauczyć! 🙂 Taka osoba, która posiądzie wiedzę techniczną, wnosi również wiedzę biznesową, której my developerzy w takim stopniu nie posiadamy.
BE/BI MOTIVATED !
Dla mnie jako konsultanta/developera BI nic nie przynosi większego poczucia radości z wykonanej pracy jak pozytywny feedback od strony odbiorcy. Szczególnie jeśli udało się zautomatyzować złożony i czasochłonny proces przygotowania w kierunku analizy “LIVE” przez przeglądarkę z dostępem dla wielu osób. To “WOW” daje nam POWER! 🙂 My czekamy na takie zadania! Chcemy je realizować!
Jesteś managerem i masz takie osoby w swoim zasięgu? Wykorzystaj ten potencjał! Zwrot w postaci dodatkowego czasu dla pracowników to szybko odczuwalny zysk dla firmy.